Toplantı Odası Hizmeti

Toplantı odaları  kariyer anlamında ya da kurumsal olarak sürekli özelleşen ve gelişen günümüz dünyasının bu gelişiminin temellerinin atıldığı mekanlardır. Firmaların, bireysel eğitim veren kuruluşların birçok ortak özelliği mevcuttur ama diğerlerinden daha başarılı olma yolunda onları bir adım öne geçiren şey detaylardır. Bu detayların başında da iyi bir toplantı odası temeldir.

Toplantı salonun dizaynı

Öncelikle dikkat dağıtan eşya kalabalığından uzak durulmalıdır. Temel olarak kişi sayısına göre masa ve sandalyeler, gerekli ise flipchart, projektör perdesi herkesin net görebileceği şekilde yerleştirilmeli ayrıca projektör cihazı mümkünse tavana monte edilmeli ki bu sayede makinanın saçtığı ışığın dikkat dağıtması önlenebilir. Bunun dışında katılımcıların önüne sadece su koyulmalıdır. Ayrıca gerekli notları anında alabilmek için kağıt ve kalem yine katılımcıların önünde hazır olmalıdır. Dekor olarak sade ve salonun rengine uygun tablolar, belki bir iki adet ortamı ferahlatması açısından oksijen verimi yüksek bitki yerleştirilebilir.

Fiziki şartları ve teknik donamını

Verimli toplantı salonu öncelikle kişi sayısına ve gerekli oturma düzenine uygun büyüklükte olmalıdır. Salonda bulunan herkes sahneyi ya da sunumu net olarak görebiliecek durumda olmalıdır. Diğer önemli detaylar olarak sıcaklık ayarı, temizlik, aydınlatma ve havalandırmaya özen gösterilmelidir. Sistemlerin çalışırlığı önceden kontrol edilmeli ve toplantı başlamadan optimal düzeylere getirilmiş olması gerekmektedir. Toplantı sırasında kullanılacak olan elektronik cihazların (kablosuz internet, ses sistemleri, projektör cihazı ve perdesi, pointer cihazı vs.) önceden konrol edilmesi ve varsa aksiliklerin hem profesyonel görünüm açısından hem de toplantının seyri açısından önemlidir.

Molalar ve  coffee break sunulan mekan

Geç vakitlere kadar devam eden toplantıların verimi açısından maksimum bir saat arayla oturum araları düzenlenmelidir. Molalarda katılımcıların salondan çok uzaklaşmaması adına lavabo uzakta inşa edilmemeli ancak göz önünde de bulunmamalıdır. Yine verilen bu molalarda katılımcıların tüketmesi için çeşitli içecek ve yiyecekler ikram edilmelidir. İkram edilen ortam, toplantı salonunun hemen çıkışında olacak şekilde kurulmalıdır ki insanların salondan çok uzaklaşmasına gerek kalmamalıdır.  Yiyecek olarak peynirli,salamlı sandviç gibi karbonhidrat ve yağ yükü az olan besinler tercih edilmelidir. Bu sayede vücudun insülin salınımı çok uyarılmadığı içinuykuya meyil artmamış olur. Çeşitli meşrubatlar yerine kahve ve çay gibi dikkati artıran ve kişiyi zinde tutan içecekler tüketilmelidir.