Toplantı Odası Kiralama Avantajları
Şirketlerin ya da freelance çalışanların müşterileri ve ekipleriyle yapacakları görüşmeler toplantı odası hizmeti sayesinde çok daha verimli bir hale gelir. Özellikle fiziki bir ofise sahip olmayan kişiler, tam donanımlı toplantı odaları sayesinde iş verimliliğini artırır. Çok daha profesyonel bir süreçte gerçekleşen toplantı, seminer ve konferanslar sayesinde müşterileri etkilemek de mümkün.
Günümüzde giderek yaygınlaşan toplantı odaları kullanıcılara çok sayıda avantaj sağlar. Bu avantajlardan bazılarını sizin için sıraladık:
Toplantı odası hizmeti veren firmaların prestijli konumlarından yararlanabilirsiniz.
Genellikle sanal ofis firmaları tarafından verilen toplantı salonu hizmeti, prestijli adreslere sahiptir. Müşterilerin ve ekiplerin kolaylıkla ulaşabileceği adresler büyük firmaların ve iş hayatının yoğunlaştığı yerlerdedir. Hem ulaşım hem de prestij açısından bu lokasyonlar şirketlerin ve freelance çalışanların iş gelişimine katkı sağlar.
Prestijli lokasyonlar ve profesyonel hizmet, aynı zamanda kurumsal kimliği de pekiştirir.
Fiziki bir ofise sahip olmayan freelance çalışanlar müşterileri ile yapacakları görüşmeler için kafe ve restoranları tercih edebilir. Fakat, bu durum profesyonellikle bağdaşmaz. Toplantı odalarının prestijli adresleri ve firmaların verdiği profesyonel hizmet, özellikle müşteriler üzerinde pozitif bir etki yaratması açısından önemlidir.
Kişi sayısına göre farklı genişlikteki toplantı odaları arasından seçim yapabilirsiniz.
Günlük toplantı odası kiralama yönteminin sağladığı en önemli avantajlardan biri kişi sayısına göre toplantı odası seçebilmenizdir. Bazı toplantılar birkaç kişilik olurken bazı toplantılar ise 20-30 kişilik gruplar tarafından gerçekleştirilir. Çoğu şirketin bu kadar yüksek sayıda kişinin katılım gösterebileceği büyüklükte toplantı odası yoktur. Bu nedenle, sanal ofis firmalarının sunduğu farklı genişlikteki toplantı odalarından faydalanılır.
Teknik altyapı ile donatılan toplantı odaları oldukça işlevseldir.
Toplantı odalarının donanımları oldukça gelişmiştir. Toplantı salonu kiralama hizmeti veren firmalar kullanıcıların ihtiyaçlarını düşünerek bu odaları teknik altyapı ile donatır. Her noktadan çeken Wi-Fi bağlantısı, plazma TV, yazıcı, tarayıcı, flipchart, projeksiyon, ses sistemi, mikrofon gibi elektronik aletler ve diğer ekipmanlar firmalar tarafından toplantı odası kullanıcılarına sağlanır. Bu aletleri kullanarak çok daha verimli bir toplantı geçirmek mümkündür.
Toplantı odaları, görüşmelerin amacına ve kullanıcıların isteklerine göre farklı şekilde dizayn edilebilir.
Farklı genişlikteki toplantı odaları yalnızca görüşmeler değil konferans, eğitim ve seminerler için de kullanılabilir. Bu nedenle firmalar da toplantı amacına uygun olarak odaları farklı şekilde düzenler. Konferans düzeni, U düzen, kare ve dikdörtgen düzen, sınıf düzeni gibi farklı oturma düzenleri uygulanır. Oturma düzeninin en önemli avantajı ise katılımcıların iletişimi üzerinedir. Daha rahat iletişim kurulabilen toplantılar çok daha verimli geçer.
Toplantı odalarını saatlik ya da günlük kiralamak mümkün.
Toplantıların amacına göre görüşme süreleri farklılaşır. Şirketler ya da freelance çalışanlar müşteri ve ekipleriyle yapacakları görüşmeleri önceden organize edebildiği gibi anlık gelişen toplantılar da olabilir. Özellikle anlık gelişen ve birebir yapılacak görüşmeler için saatlik toplantı odası kiralamak mümkün. Eğitim ve seminerler ise genellikle daha uzun sürer. Bu tür uzun süren toplantılar içinse toplantı salonlarını günlük kiralamak gerekir.
Sanal ofis firmaları toplantı salonlarını modern bir şekilde dizayn eder.
Toplantı odalarının dekorasyonu ve aydınlatması katılımcılar için büyük önem taşır. Eğitim, konferans ve saatlik toplantılar için kullanılan odaların sade ve modern bir şekilde dizayn edilmesi, katılımcıların konsantrasyonu açısından önemlidir. Ses yalıtımının olması da dışarıdaki gürültünün toplantıları bölmemesini sağlar. Ferah ve aydınlık odalar katılımcıların dikkatini dağıtmadan, toplantıların daha verimli geçmesini sağlar.
Ücretsiz çay, kahve servisi ve yiyecek ikramı bulunur.
Özellikle gün boyu süren toplantıları göz önünde bulunduran firmalar, katılımcılar için çay ve kahve servisi verir. Bazı firmalar atıştırmalık yiyecek ikramında da bulunur.