Sanal Ofis Nedir?

Yeni çağın hibrit çalışma düzeni için üretilmiş olan sanal ofis sistemleri, geleneksel büro anlayışını tamamen yıkmıştır. Küreselleşmenin başladığı ilk yıllardan beri global şirketler tarafından kullanılan sanal ofisler, pandemi krizindeki zorunlu şartlar nedeniyle küçük ve orta ölçekli işletmelerin de sığınağı olmuş durumda. Girişimcilerin gündemine hazır sanal ofis nedir sorusu taşınırken, küçülmeye giden birçok firma da çoktan sanal ofislerde tercih yaparak avantajlı imkanlara sahip olmakta.

Ulusal ve uluslararası çapta ticaret yapan yüzlerce şirketin farklı illerde şube göstermek için yararlandığı sanal ofislerin çok sayıda avantajı var. Kurumsal marka imajını yükseltmek isteyen KOBİ’ler, İstanbul merkezli sanal ofis kiralayarak hedef kitlesinde iyi bir izlenim bırakır. Müşteri portföyünü genişletirken olası masrafları ve sorumlulukları minimize eden yöneticiler, kâr marjına pozitif katkısı olan sistemden memnun. Finansal getirisi ve mobil çalışma özgürlüğü ile bağımsız profesyonellerin gözdesi olan sanal ofis nedir ve avantajları nelerdir, sizin için derledik.

Sanal Ofis Nedir? Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?

Yeni nesil girişimcilerin ihtiyaçlarına bütçe dostu hızlı çözümler sunan sistem, bütün gün ofiste bulunma zorunluluğu olmayan özgür çalışma modelidir.

• Çağrılarınız, postalarınız ve kargolarınız ofis temsilcileri tarafından karşılanır.
• Misafirleriniz ve müşterileriniz karşısında prestijli bir imaj çizer, hakkınızda olumlu düşünmelerini sağlarsınız. Burada amaç insanları kandırmak değil, hak ettiğiniz marka değerini oluşturmak için uygun fiyata zemin hazırlamaktır.
• Girişimcilerin iş kurma maliyetleri göz önüne alındığı zaman başlangıç aşamasında bile ciddi yatırım gerektiren masraflar söz konusudur. En büyük gider kalemi de büro maliyetleridir. Büro kirası, depozito, emlakçı komisyonu, dekorasyon, güvenlik, temizlik, aidat gibi temel giderler karşılanmalıdır.
• Elektrik, doğalgaz, telefon, su ve internet gibi faturaların maliyeti her ay ciddi seviyede ödeme gerektirir. Sürekli açık kalması gereken bürolar için personel istihdamı zorunlu olabilir. Binanın ortak sorunları için komşularla yaşanabilecek tatsız durumlar da fiziksel iş yerlerinin cabasıdır. Tüm bu problemlerin maddi ve manevi yükünden sıyrılmanızı sağlayacak en etkili çözüm sanal ofistir.

Sanal bir ofis kiraladığınızda sadece işinize konsantre olabilir, bütçenizin kontrolünü kaybetmeden paranızı doğru yönde yatırımlarla değerlendirebilirsiniz.

Sanal Ofis Yasal Mı?

Evden çalışan ya da sürekli sahada bulunması gereken bağımsız profesyonellerin en büyük ihtiyacı fatura kesebilecekleri yasal bir iş adresidir. İdeal bir iş adresi de şehrin prestijli kesimlerinde yer alan merkezlerde olmalıdır. Levent Ofis, ihtiyacınız olan yasal adresi kısmi ya da tam kapsamlı paketlerle sunarak en önemli gider kaleminden tasarrufunuzu destekler.

İnternet teknolojileri sayesinde dünyadaki birçok sektör uzaktan çalışmaya yavaş bir geçiş yapıyordu ancak pandemi nedeniyle bu süreç ciddi bir ivme kazanmıştır. Bazı meslek grupları serbest çalıştığı için sisteme çok çabuk ayak uydururken, gelenekselci kurumlar daha ağırdan almayı tercih etmiştir. Yüzlerce şirket farklı departmanlarda görev yapan personelin birçok işi uzaktan da yapabildiğini fark edince ofis masraflarını kısarak tasarruf yolunu seçmektedir. Bugün gelinen noktada sanal ofisle sağlanan yasal adreste görünerek evinden çok daha verimli çalışan binlerce insan vardır.

Yerel şirketler, farklı coğrafyalarda şube açma şansı yakalayarak işini büyütür. Girişimciler, sermayelerinin %80’ini projelerine harcama fırsatı yakalar. Sürdürülebilir iş modeli arayan küçük ve orta ölçekli firmalar, gereksiz ofis masraflarından kurtularak işgücü ağını etkin şekilde yönetir.

Yapılan araştırmalara göre personelin çalışırken özgür olma durumu, daha fazla sorumluluk alma konusunda isteği artırmaktadır. Herhangi bir mekana bağlı olmadan çalışma fikrine çok sıcak bakan yeni nesil bireyler, gelenekselci kurumların bakış açılarını da değiştirmektedir. Sisteme adapte olanların maddi ve manevi rahatlığa kavuşması, verimliliği tetikleyen önemli nedenler arasındadır.

İşe gidip gelirken harcanan yol, yiyecek, giyecek parası gibi masrafların ve zamanın minimize edilmiş olması, personelin daha yüksek eforla çalışmasına etki etmiştir. Fiziksel ofiste uzun çalışma saatlerinde daha az gayret gösteren bireylerin, uzaktan çalışma mesaileri kısa olsa da daha randımanlı sonuçlar elde ettiği görülmüştür. Sanıldığının aksine iş ortamındaki kolektif bilinç kaybedilmemiş, daha üretken fikirlerin geliştirildiğine şahit olunmuştur.

Yerel bölgelerdeki kurumsal şirketler tarafında da iş dünyasının kalbi olan İstanbul’da sanal bir ofis kurmanın paha biçilmez getirileri vardır. Ülkemizde ticari faaliyetlerin en yoğun şekilde işlediği yer İstanbul’dur. Kartvizitte ve web sitede İstanbul’da yasal adres görünmesi demek, potansiyel müşterilere ve iş ortaklarına fazladan güven vermek demektir. Levent Ofis’le birlikte çalıştığınız zaman ülkenin en parlak şirketlerinden oluşan Network ile bağlantınız hazırdır. Yurtiçinde ve yurtdışında aktif olarak faaliyet gösteren çeşitli firmalarla çözüm ortağı olabilir, fikir alışverişinde bulunabilir, projeleriniz için profesyonel destek alabilirsiniz.

Sanal Ofis Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

İşinize sanal bir ofisle başlıyor olmanız, öyle devam edecek demek değildir. Her işletmenin hedefi büyümektir ve bu süreçte mutlaka gerçek bir ofise de ihtiyacınız olacaktır. Yasal adres teminatı ile sunulan sanal ofis hizmetinin kapsamını incelemeniz şarttır. Fotoğraf veya video gibi görsellerdeki yaldızlı mobilyalara aldanmamalı, fonksiyonel sekreterya servislerinin içeriğini sorgulamalısınız. Sanal ofis seçiminde karar vermeden önce şunlara dikkat etmenizde fayda vardır:

• • Taahhüt süresi: Sanal ofis kira sözleşmesinde taahhüt süresi esnek olabilmelidir. Gerektiğinde süreyi uzatmak veya kısaltmak sizin insiyatifinizde olmalıdır.
  • Fiziksel adres teyidi: İnternet üzerinden sanal ofis sağlayıcısı seçiyorsanız, fiziksel adresi bizzat gidip görmeniz tavsiye edilir. Bilinçli ya da bilinçsiz olarak yanıltıcı görseller kullanılmış olabilir. Farklı bir şehirde yaşıyorsanız tanıdığınız birinden rica ederek adrese gitmesini isteyebilir, vadedilen nitelikte bir ofis olup olmadığını kontrol ettirebilirsiniz. Tanıdık biri yoksa firmanın temsilcileriyle konuşarak videolu görüşmeyle canlı bağlantıda ofisi gezdirmelerini rica edebilirsiniz.
  • Toplantı odası: Çalıştığınız sanal ofis sağlayıcı gün içinde oluşabilecek ani durumlara hazırlıklı mı? Müşteriniz görüşme talep ettiğinde sanal ofiste randevu verebilir misiniz? Acil ya da randevulu toplantılarınız için her zaman müsait bir hazır ofis bulunuyor mu?
  • Çağrı yönetimi: Çağrılarınızı yanıtlayacak profesyonel bir ekip var mı? Posta ve kargolarınız karşılanıyor mu ve size bilgi veriliyor mu? Acil bildirimler ne şekilde iletiliyor? Sekreteryada yabancı dil desteği var mı? Misafir karşılama ekibi ve resepsiyon güler yüzlü mü?
  • Faturanız şeffaf mı? Her detay belirtiliyor mu? Sözleşmede yer almayan fazladan giderler ekleniyor mu?
  • Geleneksel misafir ağırlama modeli uygulanıyor mu? Misafir ve ziyaretçilere içecek ve atıştırmalık ikramları var mı?
  • Ortak kullanım alanları motivasyonel mi?
  • İhtiyaç duyduğunuzda size destek olacak uzman bir ekip var mı?
  • Toplantı salonlarında teknolojik donanım mevcut mu ve yeterli mi?
  • Prestijli, etkin ve yetkin bir Network sağlanıyor mu?
  • Şirket kurma projelerinde profesyonel destek veriliyor mu?
  • Gizlilik ve güvenlik prosedürleri nasıl işliyor?
  • Bina temizliği ve hijyen kontrolü yapılıyor mu?
  • Otopark imkanı ve ulaşım olanakları nedir?
  • Lokasyonun avantajları ve sosyal imkanlar nelerdir?
  • Tüm bu soruların yanıtlarını sizinle paylaşmaktan mutluluk duyacağımız

Levent Ofis’teki yerimizi görmeye gelebilir, bizimle bir kahve içerek geleceğe nasıl bir başlangıç yapacağınızı tasarlayabilirsiniz.